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esn: istruzioni per l'uso

ESN: ISTRUZIONI PER L'USO

Iniziamo con una definizione sufficientemente reale e completa del concetto di ESN, ovvero di una piattaforma software in grado di:

  • favorire la cooperazione e la condivisione della conoscenza potenziando le performance del team facendo risparmiare tempo e aumentandone la produttività;
  • creare un ambiente attivo che favorisce il feedback, la nascita e la propagazione di idee, intuizioni e conoscenze. Un capitale di informazioni che permette di raggiungere più speditamente e più efficacemente i migliori risultati,
  • insegnare a gestire i processi di lavoro tramite la condivisione. Il know-how e la motivazione delle persone sono le migliori risorse per lo sviluppo di un’impresa innovativa che crede nei cambiamenti e nella collaborazione.

Per ESN si intende quindi un piattaforma di semplice utilizzo, il cui tempo di formazione tendenzialmente è prossimo allo zero, che si integra facilmente con il resto delle applicazioni di social esterne e capace di trasformare una azienda in una community rispondendo così agli emergenti scenari di comunicazione, partecipazione, formazione e collaborazione, sia per un uso interno alle aziende (employee network e social intranet), che verso l’esterno (consumer e business community) nella quali coinvolgere clienti e stakeholder.

Ma al di là delle definizioni o delle caratteristiche essenziali di un sistema di ESN ciò che ci interessa conoscere sono i vantaggi che una azienda può trarre dalla sua implementazione e capire quali sono le caratteristiche che deve possedere una azienda per essere realisticamente ottimizzata attraverso un sistema di ESN.

Per rispondere alla prima domanda ci viene d’aiuto uno studio di McKinsey che ha evidenziato come un buon software di Enterprise Social Network può incrementare la produttività in quattro specifiche attività basilari:

  • leggere e rispondere alle email. Circa il 28%, pari a più di 11 ore, della settimana lavorativa di un lavoratore medio è dedicato a leggere e rispondere alle e-mail. Lo studio indica che con l’adozione di un ESN questo tempo può essere ridotto di più di un terzo, circa 4 ore, per effetto della maggior reperibilità e condivisione delle informazioni precedentemente inserite, che riduce il tempo per trovare le risposte e diminuisce il numero delle email;
  • Ricerca e raccolta delle informazioni. In media il 19%, pari a circa 7.6 ore, sono dedicate alla ricerca di informazioni interne che sono in possesso solo di alcuni soggetti (non per questioni di privacy o sicurezza, ma solo organizzative). L’ESN è anche repository di informazioni e può consentire una riduzione media del 35%, quasi 5 ore a settimana, il che equivale a circa 2.7 ore per singolo lavoratore;
  • comunicare e collaborare internamente. Le attività svolte per comunicare, telefonate, email, di persona, consumano circa 5.6 ore di lavoro in media. Gli strumenti di comunicazione collaborativi di un ESN consentono una attività più snella ed efficace con un risparmio medio di circa 2 ore per lavoratore.

ICT Vanilla - ESN

Compiti specifici. L’esecuzione di compiti specifici consuma il maggior tempo per un qualsiasi ruolo, con una media di 15.6 ore alla settimana. Con l’uso di un ESN la produttività accresce di circa il 15%, pari a 2.3 ore, per effetto della capacità di centralizzare più funzioni all’interno di un unico hub, piuttosto che costringere il lavoratore ad utilizzare più strumenti in ambienti diversi per svolgere lo stesso lavoro, con negativi effetti sull’ engagement.

Sommando tutti i parziali si arriva a circa 11 ore, più del 25% del tempo globale di lavoro in una settimana, per un lavoratore medio.

Data l’importanza di questi numeri, destinati a crescere con l’introduzione del social learning e di altri accorgimenti volti a concentrare tutte le attività all’interno di un contenitore che giorno dopo giorno si trasformerà in un vero e proprio ambiente lavorativo virtuale, si capisce come ci sia una attenzione quasi morbosa verso le ESN, attenzione che ha portato troppe aziende ad intraprendere quella via senza possedere le caratteristiche necessarie per trasformarla in un successo. Questo ci porta direttamente a tentare di rispondere alla seconda domanda, ovvero quali caratteristiche deve avere una azienda per essere realisticamente ottimizzata attraverso un sistema di ESN.

Esperienze passate hanno dimostrato come le persone preposte all’acquisto delle ESN si siano soffermati, valutandole attentamente, sulle funzioni del software analizzando le caratteristiche fornite dalle diverse piattaforme, indagando sulle possibilità di apportare modifiche funzionali, interessandosi agli aspetti di sicurezza informatica, assicurandosi che possa interagire con i numerosi sistemi che già esistono nella architettura aziendale, tutto questo quando l’elemento fondamentale per la scelta di una ESN dovrebbe essere il benessere degli utenti/dipendenti.

Non è quando una piattaforma consente questa o quella funzione a sancirne il successo è solo quando i dipendenti sono messi sotto i riflettori e si sentono centrici per l’azienda, che realmente si sentono riconosciuti e valorizzati e quando questo accade è sorprendente quali risultati è possibile ottenere ed è solo quando il social network aziendale avrà senso per i dipendenti e diventerà il canale principale attraverso il quale i dipendenti potranno esprimere il loro impegno e mostrare la loro motivazione che il social network avrà avuto successo.

E’ quindi ancora una volta una questione di sensibilità umana, saranno infatti solo quelle aziende i cui manager sapranno posizionare i dipendenti al centro della vita dell’azienda e che sapranno valutare con attenzione il quadro generale in ambito sociale e culturale che vedranno prendere vita un ESN di successo e faranno godere la propria azienda dei risultati che questa sa apportare. L’alternativa è un social network vuoto, morente, privo della linfa stessa che genera la vita e che è motore dell’evoluzione di ogni cosa: la curiosità.

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